Sajtótájékoztató szervezése

Folyamat és tippek

Facebook Tetszik

2020. szeptember 12. - Papirrozmar

Sajtótájékoztató szervezése kapcsán a lenti javasolt. Alaplépések:

A RENDEZVÉNYT MEGELŐZŐEN 3-4 HÉTTEL

Téma kijelölése és annak alapos körbejárása.
Házon belül szervezőcsapat összeállítása, projekttagok kijelölése, ügynökség kiválasztása.
Előadók és moderátor kijelölése.
Attrakció átgondolása: a sajtótájékoztatóknak van jellemzően egy kapcsolódó attrakciója, plusz eseménye is, de ez nem kötelező elem.
Q&A, azaz 'kérdések és válaszok': érdemes mindenre felkészülni.
Releváns újságírói kör kijelölése, meghívotti lista összeállítása, ágazati és témarelevancia szerinti gyűjtés.
E-mail címek és telefonszámok előzetes ellenőrzése.
Grafikai előkészületek: előfordul, hogy a sajtótájékoztató saját arculatot, logót, website-ot, sőt kiadványt kap.
Vendéglista összeállítása: olyan vendégek listája (név, szervezet, cég, telefon, e-mail cím), akik nem újságírók.
Helyszín és dátum kijelölése (legkésőbb az eseményt megelőzően 3-4 héttel), természetesen havária esetében nem lehet előbb.
Helyszín bejárása, több helyszín megtekintése. Biztonsági kérdések megvitatása.
Amennyiben a vendégek részvétele utaztatáshoz kötődik, annak megszervezése.
Meghívó elkészítése és kiküldése,
majd a meghívottak visszakövetése e-mailben és telefonon.
Regisztráció és visszaigazolás.
Catering véglegesítése.
Esemény előtt 4,
majd 1 munkanappal emlékeztető kiküldése,
az újságírók megerősítő felhívása. Ez a három lépés nagyon fontos.
Ugyanez a vendégekkel, vendégeknél.
Technikai háttér hibátlan biztosítása. Hangtechnika, videófelvétel.
Rendezvénnyel kapcsolatos nyomdai anyagok megtervezése, gyártása, pl. nyakbalógó badge, névtáblák, terelőtáblák.
Előadók felkészítése, háttér-információk összegzése.
A sajtóközlemény megírása, press-kit összeállítása.

AZNAP, A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓN

Helyszín, technika, infrastruktúra, catering ellenőrzése.
Vendégek fogadása, regisztráció.
Sajtótájékoztató.
Kérdések fogadása.
A sajtótájékoztatót követően egyéni párbeszédek, interjúk az újságírókkal.
Fogadás, fingerfood vagy svédasztalos fogadás, az esemény jellegétől függően ültetett étkezés.
Az újságírók és a vendégek számára elvihető csomag, ajándék (érkezéskor is oda lehet adni), érdemes kedveskedni a résztvevőknek.
A sajtótájékoztatót követően press-kit kiküldése az újságíróknak. (Logó, alapinformáció, már megírt sajtóközlemény egy zipben.)
Sajtóközlemény kiküldése press-kittel nem csak az eseményen részt vett újságíróknak, de tágabb körnek is.
Hír publikálása hírlevélben és a közösségi médiában, blogon, amennyiben van relevanciája.
Házon belül közös ünneplése a sikeresen megszervezett eseménynek, ugyanis egy sajtótájékoztató hibátlan lebonyolítása idő és sok munka. :)

A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓT KÖVETŐ NAPON

Köszönőlevél a résztvevőknek, a vendégeknek, akik megtiszteltek minket a jelenlétükkel.
Köszönő e-mail és telefonhívás az újságíróknak.
Azoknak az újságíróknak a felhívása, akik még nem publikálták a hírt, hogy ez mikor várható.
Mérés és riportolás.
Adminisztráció.
Készülődés egy újabb eseményre. :)

TOVÁBBI TIPPEK:

A rendezvény dátuma:
Kedd-csütörtök magasságában, semmiképp sem pénteken vagy hétvégén.
Napon belül 9:00, 9:30 után és mindenképp délelőtt.
Várhatóan ne essen olyan napra, amikor másik fontos, releváns ágazatban zajló sajtóesemény van.

Intervallum:
Maximum 1 óra.

Sajtóközlemény kiküldése:
A rendezvént követően maximum 1-2 órán belül. Minél hamarabb. A hír ugyanis "rövid lejáratú".

Újságírók:
Ők kiemelt vendégek, ennek mentén is érdemes foglalkozni velük. Cél a jó viszony kialakítása, ugyanis időt áldoznak arra, hogy az eseményünkről hírt adjanak.

VIP-vendég, vendég, vagy kiemelt előadó:
Vagy az előadók között, vagy a vendégek között érdemes olyan személy nevét is megjelölni, aki emeli a rendezvény fényét.

Helyszín:
Témához kapcsolódó legyen, vagy presztízs jellegű. Az emberek kényelmesen elférjenek. Külön protokollja van a helyszín kiválasztásának, sok mindenre érdemes figyelni, pl. megközelíthetőség, parkolás, biztonság.

Catering:
Maga a catering és a helyszín presztízst, plusz értéket ad az eseménynek, érdemes ennek mentén döntenünk.

Előadó:
Töviről hegyire ismerje a témát, tudnia "kell" válaszolnia az újságírók kérdéseire. Kiváló kommunikációs képességekkel érdemes rendelkeznie. Ő képviseli a céget, a vállalatot.

SZERVEZÉS

Amennyiben sajtótájékoztató szervezésében és lebonyolításában szeretne segítséget kérni, örömmel állunk rendelkezésére:

http://vndesign.hu/kapcsolat.html
+36 30 97 67 168
hello@vndesign.hu

http://vndesign.hu/pr-ugynokseg/

http://vndesign.hu/

Szolgáltatások: