Sajtótájékoztató szervezése kapcsán a lenti javasolt. Alaplépések:
A RENDEZVÉNYT MEGELŐZŐEN 3-4 HÉTTEL
- Téma kijelölése és annak alapos körbejárása.
- Házon belül szervezőcsapat összeállítása, projekttagok kijelölése, ügynökség kiválasztása.
- Előadók és moderátor kijelölése.
- Attrakció átgondolása: a sajtótájékoztatóknak van jellemzően egy kapcsolódó attrakciója, plusz eseménye is, de ez nem kötelező elem.
- Q&A, azaz 'kérdések és válaszok': érdemes mindenre felkészülni.
- Releváns újságírói kör kijelölése, meghívotti lista összeállítása, ágazati és témarelevancia szerinti gyűjtés.
- E-mail címek és telefonszámok előzetes ellenőrzése.
- Grafikai előkészületek: előfordul, hogy a sajtótájékoztató saját arculatot, logót, website-ot, sőt kiadványt kap.
- Vendéglista összeállítása: olyan vendégek listája (név, szervezet, cég, telefon, e-mail cím), akik nem újságírók.
- Helyszín és dátum kijelölése (legkésőbb az eseményt megelőzően 3-4 héttel), természetesen havária esetében nem lehet előbb.
- Helyszín bejárása, több helyszín megtekintése. Biztonsági kérdések megvitatása.
- Amennyiben a vendégek részvétele utaztatáshoz kötődik, annak megszervezése.
- Meghívó elkészítése és kiküldése,
- majd a meghívottak visszakövetése e-mailben és telefonon.
- Regisztráció és visszaigazolás.
- Catering véglegesítése.
- Esemény előtt 4,
- majd 1 munkanappal emlékeztető kiküldése,
- az újságírók megerősítő felhívása. Ez a három lépés nagyon fontos.
- Ugyanez a vendégekkel, vendégeknél.
- Technikai háttér hibátlan biztosítása. Hangtechnika, videófelvétel.
- Rendezvénnyel kapcsolatos nyomdai anyagok megtervezése, gyártása, pl. nyakbalógó badge, névtáblák, terelőtáblák.
- Előadók felkészítése, háttér-információk összegzése.
- A sajtóközlemény megírása, press-kit összeállítása.
AZNAP, A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓN
- Helyszín, technika, infrastruktúra, catering ellenőrzése.
- Vendégek fogadása, regisztráció.
- Sajtótájékoztató.
- Kérdések fogadása.
- A sajtótájékoztatót követően egyéni párbeszédek, interjúk az újságírókkal.
- Fogadás, fingerfood vagy svédasztalos fogadás, az esemény jellegétől függően ültetett étkezés.
- Az újságírók és a vendégek számára elvihető csomag, ajándék (érkezéskor is oda lehet adni), érdemes kedveskedni a résztvevőknek.
- A sajtótájékoztatót követően press-kit kiküldése az újságíróknak. (Logó, alapinformáció, már megírt sajtóközlemény egy zipben.)
- Sajtóközlemény kiküldése press-kittel nem csak az eseményen részt vett újságíróknak, de tágabb körnek is.
- Hír publikálása hírlevélben és a közösségi médiában, blogon, amennyiben van relevanciája.
- Házon belül közös ünneplése a sikeresen megszervezett eseménynek, ugyanis egy sajtótájékoztató hibátlan lebonyolítása idő és sok munka. :)
A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓT KÖVETŐ NAPON
- Köszönőlevél a résztvevőknek, a vendégeknek, akik megtiszteltek minket a jelenlétükkel.
- Köszönő e-mail és telefonhívás az újságíróknak.
- Azoknak az újságíróknak a felhívása, akik még nem publikálták a hírt, hogy ez mikor várható.
- Mérés és riportolás.
- Adminisztráció.
- Készülődés egy újabb eseményre. :)
TOVÁBBI TIPPEK:
A rendezvény dátuma:
Kedd-csütörtök magasságában, semmiképp sem pénteken vagy hétvégén.
Napon belül 9:00, 9:30 után és mindenképp délelőtt.
Várhatóan ne essen olyan napra, amikor másik fontos, releváns ágazatban zajló sajtóesemény van.
Intervallum:
Maximum 1 óra.
Sajtóközlemény kiküldése:
A rendezvént követően maximum 1-2 órán belül. Minél hamarabb. A hír ugyanis "rövid lejáratú".
Újságírók:
Ők kiemelt vendégek, ennek mentén is érdemes foglalkozni velük. Cél a jó viszony kialakítása, ugyanis időt áldoznak arra, hogy az eseményünkről hírt adjanak.
VIP-vendég, vendég, vagy kiemelt előadó:
Vagy az előadók között, vagy a vendégek között érdemes olyan személy nevét is megjelölni, aki emeli a rendezvény fényét.
Helyszín:
Témához kapcsolódó legyen, vagy presztízs jellegű. Az emberek kényelmesen elférjenek. Külön protokollja van a helyszín kiválasztásának, sok mindenre érdemes figyelni, pl. megközelíthetőség, parkolás, biztonság.
Catering:
Maga a catering és a helyszín presztízst, plusz értéket ad az eseménynek, érdemes ennek mentén döntenünk.
Előadó:
Töviről hegyire ismerje a témát, tudnia "kell" válaszolnia az újságírók kérdéseire. Kiváló kommunikációs képességekkel érdemes rendelkeznie. Ő képviseli a céget, a vállalatot.
SZERVEZÉS
Amennyiben sajtótájékoztató szervezésében és lebonyolításában szeretne segítséget kérni, örömmel állunk rendelkezésére:
http://vndesign.hu/kapcsolat.html
+36 30 97 67 168
hello@vndesign.hu
http://vndesign.hu/pr-ugynokseg/
Szolgáltatások:
- sajtótájékoztató teljeskörű szervezése
- sajtóközlemény megírása
- interjú készítése
- sajtóközlemény kiküldése és visszakövetése
- médiakapcsolatok
- riportolás
- blogírás
- szövegírás
- eseményhez kapcsolódó arculat megtervezése
- website-fejlesztés
- és még sok minden más
Szeretettel várjuk a megkeresését!