VNDesign

Sajtótájékoztató szervezése

2020. szeptember 12.

Folyamat és tippek

Sajtótájékoztató szervezése kapcsán a lenti javasolt. Alaplépések:


A RENDEZVÉNYT MEGELŐZŐEN 3-4 HÉTTEL

  • Téma kijelölése és annak alapos körbejárása.
  • Házon belül szervezőcsapat összeállítása, projekttagok kijelölése, ügynökség kiválasztása.
  • Előadók és moderátor kijelölése.
  • Attrakció átgondolása: a sajtótájékoztatóknak van jellemzően egy kapcsolódó attrakciója, plusz eseménye is, de ez nem kötelező elem.
  • Q&A, azaz 'kérdések és válaszok': érdemes mindenre felkészülni. 

  • Releváns újságírói kör kijelölése, meghívotti lista összeállítása, ágazati és témarelevancia szerinti gyűjtés.
  • E-mail címek és telefonszámok előzetes ellenőrzése.

  • Grafikai előkészületek: előfordul, hogy a sajtótájékoztató saját arculatot, logót, website-ot, sőt kiadványt kap.

  • Vendéglista összeállítása: olyan vendégek listája (név, szervezet, cég, telefon, e-mail cím), akik nem újságírók. 

  • Helyszín és dátum kijelölése (legkésőbb az eseményt megelőzően 3-4 héttel), természetesen havária esetében nem lehet előbb.
  • Helyszín bejárása, több helyszín megtekintése. Biztonsági kérdések megvitatása.

  • Amennyiben a vendégek részvétele utaztatáshoz kötődik, annak megszervezése. 

  • Meghívó elkészítése és kiküldése,
  • majd a meghívottak visszakövetése e-mailben és telefonon.
  • Regisztráció és visszaigazolás.

  • Catering véglegesítése.

  • Esemény előtt 4,
  • majd 1 munkanappal emlékeztető kiküldése,
  • az újságírók megerősítő felhívása. Ez a három lépés nagyon fontos.
  • Ugyanez a vendégekkel, vendégeknél.

  • Technikai háttér hibátlan biztosítása. Hangtechnika, videófelvétel.
  • Rendezvénnyel kapcsolatos nyomdai anyagok megtervezése, gyártása, pl. nyakbalógó badge, névtáblák, terelőtáblák.

  • Előadók felkészítése, háttér-információk összegzése.
  • A sajtóközlemény megírása, press-kit összeállítása.


AZNAP, A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓN

  • Helyszín, technika, infrastruktúra, catering ellenőrzése.
  • Vendégek fogadása, regisztráció.

  • Sajtótájékoztató.
  • Kérdések fogadása.
  • A sajtótájékoztatót követően egyéni párbeszédek, interjúk az újságírókkal.

  • Fogadás, fingerfood vagy svédasztalos fogadás, az esemény jellegétől függően ültetett étkezés.

  • Az újságírók és a vendégek számára elvihető csomag, ajándék (érkezéskor is oda lehet adni), érdemes kedveskedni a résztvevőknek.

  • A sajtótájékoztatót követően press-kit kiküldése az újságíróknak. (Logó, alapinformáció, már megírt sajtóközlemény egy zipben.)

  • Sajtóközlemény kiküldése press-kittel nem csak az eseményen részt vett újságíróknak, de tágabb körnek is.
  • Hír publikálása hírlevélben és a közösségi médiában, blogon, amennyiben van relevanciája.

  • Házon belül közös ünneplése a sikeresen megszervezett eseménynek, ugyanis egy sajtótájékoztató hibátlan lebonyolítása idő és sok munka. :)



A SAJTÓTÁJÉKOZTATÓT KÖVETŐ NAPON

  • Köszönőlevél a résztvevőknek, a vendégeknek, akik megtiszteltek minket a jelenlétükkel.

  • Köszönő e-mail és telefonhívás az újságíróknak.
  • Azoknak az újságíróknak a felhívása, akik még nem publikálták a hírt, hogy ez mikor várható.

  • Mérés és riportolás.
  • Adminisztráció.

  • Készülődés egy újabb eseményre. :)

sajtotajekoztato-szervezes.jpg

TOVÁBBI TIPPEK:

A rendezvény dátuma: 
Kedd-csütörtök magasságában, semmiképp sem pénteken vagy hétvégén.
Napon belül 9:00, 9:30 után és mindenképp délelőtt.
Várhatóan ne essen olyan napra, amikor másik fontos, releváns ágazatban zajló sajtóesemény van.

Intervallum:
Maximum 1 óra.

Sajtóközlemény kiküldése:
A rendezvént követően maximum 1-2 órán belül. Minél hamarabb. A hír ugyanis "rövid lejáratú".

Újságírók: 
Ők kiemelt vendégek, ennek mentén is érdemes foglalkozni velük. Cél a jó viszony kialakítása, ugyanis időt áldoznak arra, hogy az eseményünkről hírt adjanak.

VIP-vendég, vendég, vagy kiemelt előadó:
Vagy az előadók között, vagy a vendégek között érdemes olyan személy nevét is megjelölni, aki emeli a rendezvény fényét.

Helyszín:
Témához kapcsolódó legyen, vagy presztízs jellegű. Az emberek kényelmesen elférjenek. Külön protokollja van a helyszín kiválasztásának, sok mindenre érdemes figyelni, pl. megközelíthetőség, parkolás, biztonság.

Catering:
Maga a catering és a helyszín presztízst, plusz értéket ad az eseménynek, érdemes ennek mentén döntenünk.

Előadó: 
Töviről hegyire ismerje a témát, tudnia "kell" válaszolnia az újságírók kérdéseire. Kiváló kommunikációs képességekkel érdemes rendelkeznie. Ő képviseli a céget, a vállalatot.

 

SZERVEZÉS

Amennyiben sajtótájékoztató szervezésében és lebonyolításában szeretne segítséget kérni, örömmel állunk rendelkezésére: 

http://vndesign.hu/kapcsolat.html
+36 30 97 67 168
hello@vndesign.hu

http://vndesign.hu/pr-ugynokseg/

http://vndesign.hu/

Szolgáltatások:

  • sajtótájékoztató teljeskörű szervezése
  • sajtóközlemény megírása
  • interjú készítése
  • sajtóközlemény kiküldése és visszakövetése
  • médiakapcsolatok
  • riportolás

  • blogírás
  • szövegírás

  • eseményhez kapcsolódó arculat megtervezése
  • website-fejlesztés

  • és még sok minden más


Szeretettel várjuk a megkeresését!

sajtotajekoztato.jpg

süti beállítások módosítása